BUSINESS ADMINISTRATOR (L3)

Những nhà quản trị kinh doanh sở hữu một tập hợp kiến thức, kỹ năng và hành vi có tính ứng dụng cao, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực, từ doanh nghiệp nhỏ đến lớn, bao gồm khu vực công, tư nhân và cả các tổ chức phi lợi nhuận. Vai trò này có thể đòi hỏi làm việc độc lập hoặc làm việc nhóm, đồng thời tham gia vào việc phát triển, triển khai, duy trì và cải tiến các dịch vụ hành chính. Nhà quản trị kinh doanh phát triển những kỹ năng và hành vi cốt lõi để hỗ trợ lộ trình thăng tiến lên các vị trí quản lý. Họ chịu trách nhiệm hỗ trợ và kết nối với các bộ phận khác nhau trong tổ chức, cũng như tương tác với khách hàng nội bộ và bên ngoài. Với trọng tâm là gia tăng giá trị, vai trò này đóng góp trực tiếp vào hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua việc hỗ trợ các bộ phận chức năng, phối hợp giữa các nhóm và giải quyết vấn đề khi được yêu cầu. Tính linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh giúp người học phát triển một loạt kỹ năng đa dạng. Nhà quản trị kinh doanh được kỳ vọng thực hiện công việc hiệu quả và liêm chính, duy trì thái độ tích cực, thể hiện kỹ năng giao tiếp tốt (cả nói và viết), chủ động phát triển năng lực, chủ động trong công việc, quản lý thời gian và ưu tiên hợp lý, có khả năng giải quyết vấn đề, ra quyết định và thể hiện tiềm năng quản lý con người thông qua việc hướng dẫn hoặc huấn luyện người khác.

• Business Administrator: Hỗ trợ hoạt động văn phòng hằng ngày, quản lý hồ sơ, sắp xếp lịch họp và hỗ trợ các nhóm trong các nhiệm vụ hành chính.
• Office Administrator / Office Coordinator: Tổ chức các hoạt động văn phòng, quản lý vật tư, xử lý liên lạc và đảm bảo vận hành nơi làm việc trơn tru.
• Administrative Assistant: Cung cấp hỗ trợ văn thư, soạn thảo tài liệu, xử lý thư từ và duy trì hệ thống lưu trữ.
• Business Support Officer: Hỗ trợ quản lý trong việc báo cáo, điều phối quy trình làm việc và truyền thông nội bộ.
• Customer Service Administrator: Phản hồi yêu cầu của khách hàng, xử lý đơn hàng và hỗ trợ các hoạt động nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• HR Administrator: Quản lý hồ sơ nhân sự, hỗ trợ tuyển dụng, onboarding và xử lý các thủ tục tuân thủ nhân sự.
• Finance/Accounts Administrator: Hỗ trợ các công việc tài chính cơ bản như lập hóa đơn, lưu chứng từ, nhập liệu và theo dõi ngân sách.
• Project Support Assistant: Hỗ trợ quản lý dự án trong việc lập lịch, chuẩn bị tài liệu, theo dõi rủi ro và giao tiếp với các bên liên quan.
• Procurement Administrator: Hỗ trợ xử lý yêu cầu mua sắm, quản lý hồ sơ nhà cung cấp và tài liệu mua hàng.
• Reception Supervisor / Senior Receptionist: Giám sát các nhiệm vụ lễ tân, quản lý khách ra vào và hỗ trợ đào tạo/giám sát nhân viên lễ tân cấp dưới.
• Sales and Operations Support: Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh với báo giá, cập nhật CRM và điều phối hoạt động.
• Data and Records Administrator: Quản lý hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và hỗ trợ các chính sách tuân thủ.
• Charity Administrator: Hỗ trợ vận hành cho các hoạt động phi lợi nhuận, điều phối tình nguyện viên và quản lý các thủ tục gây quỹ.

Grant Thornton UK LLP, BT, Npower, Federation of Small Businesses, Peter Jones Foundation, MBDA Missiles, Surrey County Council, Peugeot, Sodexo, oneSource, London Borough of Islington, London Borough of Enfield, Total Security Services, Skills CFA, PRCA, ESOS Ltd, Ceridian UK & Ireland, Northgate Arinso, JJBA Ltd, Bradley & Co Ltd, Prohire Software Systems Ltd, Business Resource & Innovation Network International Ltd, Moorhouse Accounting & Consultancy Services Ltd, Vicki King Bookkeeping Services, Fresh Financials, Iwona Accountancy Services Ltd, Boots UK, Osborne Property Services, Carillion PLC, Bpi Recycled Products, Great Guns Marketing, Berkley Group PLC, British Council, Capita Group, Accelerator Solutions Ltd, Northern PowerGrid, Manheim, Royal Bank of Scotland, Institute of Customer Service, Serco, Homebase, Scottish Water, Enfield Council, Royal Navy/Babcock, Thames Valley Police, Army Personnel Services Group

K1 – Mục đích của Tổ chức
Hiểu mục đích, các hoạt động cốt lõi, mục tiêu, giá trị, tầm nhìn dài hạn và nguồn lực hiện có của tổ chức. Nhận biết cách môi trường chính trị và kinh tế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

K2 – Cơ cấu Tổ chức
Nắm được cơ cấu tổ chức và hiểu vai trò của bản thân đóng góp như thế nào vào thành công chung. Hiểu động lực nhóm và cách kỹ năng của bản thân hỗ trợ sự phát triển nghề nghiệp cá nhân.

K3 – Quản lý Các Bên Liên Quan
Có kiến thức thực tiễn về quan hệ với các bên liên quan, bao gồm khách hàng nội bộ/bên ngoài, đối tác và nhà cung cấp. Kết nối hiệu quả với các bên liên quan trong và ngoài Vương quốc Anh, xây dựng quan hệ hợp tác hiệu quả.

K4 – Quy định và Tuân thủ
Hiểu các luật và quy định liên quan như bảo vệ dữ liệu, an toàn sức khỏe và các yêu cầu tuân thủ. Hỗ trợ tổ chức áp dụng đúng các tiêu chuẩn này.

K5 – Chính sách của Tổ chức
Hiểu các chính sách nội bộ của tổ chức và các chính sách kinh doanh liên quan đến lĩnh vực hoạt động.

K6 – Nguyên tắc Kinh doanh
Hiểu các nguyên tắc kinh doanh cốt lõi, bao gồm quản lý thay đổi, tài chính doanh nghiệp và những kiến thức cơ bản về quản lý dự án.

K7 – Quy trình Kinh doanh
Hiểu các quy trình của tổ chức như quản lý thanh toán hoặc xử lý dữ liệu khách hàng. Có khả năng tự đánh giá quy trình và đề xuất giải pháp cải tiến. Thể hiện năng lực trong quản lý hóa đơn, lập hóa đơn và xử lý đơn đặt hàng.

K8 – Môi trường Bên ngoài
Hiểu các yếu tố bên ngoài như lực lượng thị trường, thay đổi chính sách và tác động của chuỗi cung ứng, cũng như cách chúng ảnh hưởng đến tổ chức. Khi áp dụng, hiểu bối cảnh quốc tế/toàn cầu mà doanh nghiệp đang vận hành.

S1 – Thành thạo CNTT
Thành thạo trong việc sử dụng nhiều hệ thống và ứng dụng CNTT liên quan đến tổ chức, chẳng hạn như MS Office hoặc các phần mềm tương đương. Có khả năng tạo tài liệu, xây dựng đề xuất, hỗ trợ các quy trình tài chính, ghi nhận và phân tích dữ liệu, cũng như duy trì cơ sở dữ liệu. Lựa chọn công cụ CNTT phù hợp để giải quyết vấn đề kinh doanh và đảm bảo thông tin được cập nhật, phân tích chính xác khi cần thiết.

S2 – Soạn thảo và Quản lý Hồ sơ
Soạn thảo chính xác các tài liệu bao gồm email, thư tín, báo cáo, hồ sơ, hóa đơn và đề xuất. Rà soát tài liệu do người khác chuẩn bị, xử lý thông tin mật một cách an toàn và tuân thủ quy trình nội bộ. Đưa ra khuyến nghị cải tiến hoạt động kinh doanh và hỗ trợ đồng nghiệp bằng cách hướng dẫn họ trong các quy trình hành chính.

S3 – Ra Quyết định và Chủ động
Áp dụng khả năng phán đoán chủ động và hợp lý khi đưa ra quyết định. Xử lý các thách thức một cách trưởng thành và tìm kiếm sự hướng dẫn từ các thành viên có kinh nghiệm khi cần để đảm bảo quyết định chất lượng.

S4 – Làm việc Nhóm và Xây dựng Quan hệ
Xây dựng và duy trì các mối quan hệ làm việc tích cực trong toàn tổ chức. Thể hiện khả năng ảnh hưởng và phản biện phù hợp, trở thành hình mẫu trong làm việc nhóm. Phát triển kỹ năng huấn luyện để hỗ trợ đồng nghiệp khi kiến thức và kinh nghiệm tăng lên.

S5 – Giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả qua nhiều kênh, bao gồm trực tiếp, điện thoại, văn bản và nền tảng kỹ thuật số. Lựa chọn phương thức phù hợp nhất cho từng tình huống, thể hiện sự chuyên nghiệp và tự tin. Sử dụng mạng xã hội một cách có trách nhiệm và đại diện cho tổ chức khi phản hồi các yêu cầu nội bộ và bên ngoài.

S6 – Chất lượng và Giải quyết Vấn đề
Hoàn thành công việc với tiêu chuẩn cao và luôn tìm kiếm cơ hội cải tiến. Tự đánh giá các quy trình kinh doanh và đề xuất các cải tiến phù hợp. Chia sẻ thực tiễn tốt với đồng nghiệp và hỗ trợ xử lý các vấn đề phức tạp hoặc khiếu nại như một đầu mối quan trọng.

S7 – Lập kế hoạch và Tổ chức
Chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ, quản lý thời gian và đảm bảo đúng hạn. Cân bằng các ưu tiên cạnh tranh và hỗ trợ nâng cao hiệu quả nơi làm việc. Điều phối cuộc họp và sự kiện, duy trì nhật ký hành động, quản lý nguồn lực, và xử lý logistics liên quan đến đi lại hoặc lưu trú. Chủ động xác định cơ hội cải tiến với sự cân nhắc đến tác động tổng thể của doanh nghiệp.

S8 – Quản lý Dự án
Áp dụng các nguyên tắc và công cụ quản lý dự án để xác định phạm vi, lập kế hoạch, giám sát và báo cáo hoạt động dự án. Xác định nhu cầu về nguồn lực và hỗ trợ hoặc dẫn dắt dự án khi cần để đạt kết quả thành công.

B1 – Tác phong Chuyên nghiệp
Thể hiện tác phong chuyên nghiệp trong mọi tương tác tại nơi làm việc, bao gồm hình thức cá nhân phù hợp, đúng giờ, thái độ tích cực và tôn trọng đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan. Khuyến khích sự đa dạng và hành vi hòa nhập. Sử dụng mạng xã hội một cách có trách nhiệm theo chính sách của tổ chức. Làm gương trong việc thúc đẩy văn hóa nhóm tích cực và thẳng thắn đưa ra phản hồi đối với những hành vi không phù hợp.

B2 – Phẩm chất Cá nhân
Thể hiện sự chính trực, đáng tin cậy, tự tạo động lực và tư duy chủ động, tích cực. Khuyến khích và truyền động lực cho người khác khi chia sẻ trách nhiệm, đóng góp vào tinh thần làm việc mạnh mẽ của nhóm.

B3 – Trách nhiệm và Phát triển Bản thân
Chủ động nhận trách nhiệm cho các nhiệm vụ và sẵn sàng tiếp nhận phản hồi để cải thiện hiệu suất. Thể hiện tính chủ động và kiên trì trong việc vượt qua thách thức. Nhận biết khi cần hỗ trợ hoặc cần làm rõ và truyền đạt hiệu quả khi hoàn thành nhiệm vụ. Thực hiện tự đánh giá và tuân thủ quy trình của tổ chức để duy trì chất lượng công việc.

B4 – Khả năng Thích ứng
Phản ứng tích cực với các ưu tiên và yêu cầu thay đổi, thể hiện sự linh hoạt trong việc hỗ trợ nhu cầu của cá nhân và tổ chức.

B5 – Trách nhiệm đối với Thành công của Nhóm
Chịu trách nhiệm đóng góp vào kết quả của nhóm, bao gồm chất lượng và tiến độ hoàn thành các dự án. Thể hiện cam kết đối với sự hài lòng của khách hàng và cải tiến liên tục. Chủ động phát triển kỹ năng của bản thân và hỗ trợ người khác phát triển chuyên môn.